Анализ организации и проведения процессов закупки

Тип:
Добавлен:

Оглавление

Введение

1. Анализ организации и проведения процессов закупки

1.1 Основные факторы, влияющие на организацию процессов закупки

1.2 Информационная и нормативно-правовая база проведения закупок

2. Формирование основных задач и целей при осуществлении закупок

2.1 Основные задачи и цели закупочной деятельности

2.2 Рационализация закупочной логистики

3. Классификация закупочной деятельности и торгов

3.1 Классификация закупок

3.2 Классификация тендеров

4. Классификация закупаемых IT-товаров и услуг

4.1 Классификация IT-продуктов

4.2 Классификация IT-услуг

5. Анализ проведения закупок (PMBOK, ITIL, ITSM, ISO 9000, ISO 20000, ISO 27000)

5.1 Стандарт ANSI PMI PMBOK. Управление закупками проекта

5.2 Использование ITIL и ITSM

5.3 Стандарты серии ISO 9000

5.4 Стандарты серии ISO 20000

6. Моделирование основных и вспомогательных бизнес-процессов в сфере закупки IT-оборудования и услуг

6.1 Методологии для моделирования и анализа бизнес-процессов

6.2 Применение процессного подхода для организации закупочной деятельности

6.3 Выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов проведения закупок IT-оборудования и услуг

7 Организационная структура службы закупок на основе Карты процессов

7.2 Процессы интегрирования службы закупок в общую структуру предприятия

7.3 Создание нормативно-правовых документов об организации и проведении процессов закупок IT-оборудования и услуг

Заключение

Список использованных источников

Введение

Современные условия рыночной экономики, глобализация рынков, интеграция деятельности участников цепей поставок и растущие требования потребителей приводят к повышению требований к конкурентоспособности приобретаемой и выпускаемой продукции. Управление закупочной деятельностью является существенным вкладом в успешное функционирование компании, помогая предоставлять качественные материалы в необходимое время и месте, обеспечивать высокий уровень сервиса для заказчика и сокращать издержки компании.

Важное значение при данных условиях играет процессный подход к управлению организацией в общем и управлению закупочной деятельностью в частности. Идентификация существующих процессов, анализ и оценка эффективности, пересмотр и внедрение новых процессов, а также управление их взаимодействиями для достижения поставленных организацией целей является ключевым задачами процессного подхода.

В данной дипломной работе поставлен ряд актуальных вопросов, касающихся современной закупочной деятельности в организациях, проведено исследование бизнес-процессов планирования и осуществления закупок IT-оборудования и услуг, разработаны схемы бизнес-процессов по закупке новой продукции, учитывающие согласованную работу всех подразделений предприятия. В результате проведенного исследования получена функционирующая система по закупке IT-оборудования и услуг, готовая к внедрению и использованию.

Актуальность исследования. Управление закупочной деятельностью является одной из важнейших функций управления организацией. Необходимость применения процессного подхода для совершенствования процессов управления закупками приводит к тому, что разрабатываются новые методы оптимизации закупочной деятельности для повышения эффективности процессов и более качественного взаимодействия отдела закупок с остальными подразделениями.

Соответственно, отсутствие полной научной проработанности и рост практической значимости повышения качества процессов управления закупками определяет актуальность данного исследования.

Цель исследования: обосновать теоретические основы и разработать функционирующую систему бизнес-процессов планирования и осуществления закупок в организациях. Для реализации поставленных задач в дипломной работе было необходимо:

) Провести анализ теоретических аспектов управления закупками;

) Сформировать основные задачи при осуществлении закупок;

) Классифицировать современные IT-продукты и услуги;

) Выявить специфику процессного подхода к управлению закупочной деятельностью;

) Смоделировать основные и вспомогательные бизнес-процессы в сфере закупки IT-оборудования и услуг;

) Проанализировать полученные результаты.

Объект и предмет исследования. Объектом исследования в дипломной работе является закупочная деятельность в современных организациях, предметом - процессы управления закупками.

Научная новизна исследования. Актуальность данной работы с научной точки зрения заключается в:

) Выявлении специфики процессного подхода для управления закупочной деятельностью в результате ее анализа и становлении управления на основе бизнес-процессов в организации.

) Анализе проведения закупочной деятельности в соответствии с современными международными стандартами (ISO 9000 и 20000, ANSI PMI PMBOK, ITIL и ITSM).

) Разработке схемы бизнес-процессов планирования и осуществления закупок необходимых товаров и услуг. Полученная система позволяет оптимизировать сроки и качество выполнения проектов, синхронизировать отдельные действия и операции, а также повысить эффективность управления закупками в организациях.

закупка торг закупочная логистика

1. Анализ организации и проведения процессов закупки

1.1 Основные факторы, влияющие на организацию процессов закупки

В современном мире качественная и грамотная организация процессов закупки товаров и услуг является неотъемлемым фактором развития и улучшения позиций организации на рынке. Обычно для реализации данных процессов в структуре организации происходит создание функционирующей службы закупок, в область деятельности которой входят контакты с поставщиками и дальнейшее сопровождение сделок до момента заключения контрактов. Ряд факторов оказывает влияние на функционирование данной службы:

доля затрат на приобретаемые товары и услуги в доходах (расходах) компании;

сущность приобретаемых товаров и услуг;

текущая ситуация на рынке товаров и услуг, которые наиболее необходимыми для организации;

возможности для осуществления данной функции;

наличие задач в области снабжения, которые способствуют достижению организационных целей.

Организация служб закупок в компаниях может быть централизованной и децентрализованной. В случае децентрализации закупочная деятельность осуществляется служащими отделов самостоятельно для своего отдела. Основное преимущество такого подхода заключается в том, что сотрудник отдела лучше знает его потребности и процесс закупок в таком случае осуществляется быстрее.

В случае организации закупок централизованно осуществляется выбор конкретного лица или создание отдела для совершения закупок в интересах всей компании. В основном, компании (за исключением самых мелких) предпочитают такой подход к организации закупок, благодаря следующим преимуществам:

простота стандартизации купленных товаров и услуг;

отсутствует административное дублирование;

совместное (несколько отделов одновременно) размещение заказов у поставщиков для получения скидки при большом объеме заказа;

лучший контроль выполнения обязательств по закупкам;

развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам (специализация, профессиональное принятие решений и оптимальное использование времени).

В случае, когда все функции закупок предприятия сосредотачиваются в одних руках, то создается возможность логистической оптимизации материальных потоков на этапе закупок оборудования. Такой вариант характерен для структуры службы закупок предприятия. Приобретением продукции занимаются специалисты службы закупок предприятия на основании спецификации, полученной от внутренних пользователей (других функциональных подразделений компании, которым необходима продукция).

Для организации закупочной деятельности можно выделить следующие этапы:

) Определение потребности в материальных ресурсах.

) Определение необходимых характеристики и количества товаров и услуг.

) Анализ и определение возможных источники снабжения.

) Определение цены и условий закупок.

) Подготовка и размещение заказа на закупку.

) Контроль выполнения заказов.

) Обработка счета и оплату.

) Учет поступления материальных ресурсов.

Для организации закупочной деятельности вначале необходимо определить общие потребности предприятия и индивидуальные потребности всех подразделений. Благодаря такой информации можно компенсировать недостаток материальных ресурсов с помощью перемещений избытков товаров из других подразделений или со склада, а также приобретая новые товары. Помимо этого, требуется точное описание запрашиваемых потребностей, артикулов товаров или услуг, для чего создается каталог регулярно приобретаемых товаров, способствующий грамотному бухгалтерскому учету и складированию.

Для выбора поставщиков необходимо найти источники снабжения и оценить возможность своевременных поставок требуемых товаров и услуг до и после продажи. Информацию о действующих контрактах с поставщиками хранят в электронном виде или в книгах учета, в соответствии с которыми происходит размещение заказов, товарной классификации закупленных товаров и реестр поставщиков. При анализе и выборе поставщиков в большинстве компаний используется простая форма оценки предложений, однако при этом отсутствует универсальная практика. Проведение тендера позволяет разместить заказы благодаря наличию прайс-листов либо во время переговоров.

Для размещения заказов на закупку заполняются формы заказа или используются соглашения с поставщиком на продажу или поставку товара на основании общего заказа. Любая форма заказов на закупку подразумевает наличие серийных номеров, дат заполнения, названий и адресов поставщиков, количества и описания приобретаемых товаров, а также указания по отгрузке, оплате и условиям доставки.

Контролирование хода выполнения и/или ускорение выполнения заказа покупателем осуществляется после отправки заказа на закупку поставщику. Данные функции по контролю выполнения обязательств по срокам доставки поставщиком лежат на отделе контроля экспедирования. Экспедированием заказа является давление на поставщиков с целью доставки товара с опережением графика или ускорение доставки при отставании от него. Для стимулирования могут использоваться угрозы аннулировать заказ или прекратить деловые отношения в будущем, в случае если поставщики не могут выполнить условия договоров.

Ключевыми целями функции по получению и контролю материальных ресурсов являются: гарантии получения заказов; подтверждение получения товара, и проверка его качества; отправление его к месту назначения; регистрация документации для получения материальных ресурсов. Счета на оплату, как правило, выписываются в двух экземплярах и включают в себя номера заказов, стоимость товаров и общую сумму по каждому виду.

Когда товар получен, требуется внести новые данные в учет отдела закупок. Для этого необходимо вести файлы документов, относящихся к заказам и необходимых для отдела закупок:

) журнал заказов на закупку (учет заказов в соответствии с их номерами и отображение статуса каждого заказа - выполнен/не выполнен);

) реестр заказов на закупку (база копий всех заказов);

) товарный реестр (дата, поставщик, количество, цен и номер заказа);

) реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Договор поставки представляет собой основой документ, регулирующий взаимоотношения по закупкам и поставкам товаров и услуг. В соответствии с ним поставщик берет на себя обязательства по формированию и направлению соответствующих материальных потоков (передача в собственность потребителю продукции определенного ассортимента и качества в заранее оговоренные сроки и в необходимом количестве), а потребитель - получение и оплата данной продукции.

1.2 Информационная и нормативно-правовая база проведения закупок

В современном мире нормативно-правовая база регулирует процессы закупок в любых организациях и включает в себя целый ряд документов. Следующие нормативно-правовые акты отвечают за государственное регулирование отношений в сфере закупок товаров, работ, услуг:

) Конституция Российской Федерации;

) Гражданский кодекс Российской Федерации;

) Бюджетный кодекс Российской Федерации;

) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

) Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ "О закупке товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц";

) Федеральный закон от 21.07.2005 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд";

) Федеральный закон от 26.07.2006 № 135-ФЗ "О защите конкуренции";

) Постановление Правительства Российской Федерации от 10 сентября 2012 г. № 908 "Об утверждении положения о размещении на официальном сайте информации о закупке";

) Постановление Правительства Российской Федерации от 17 сентября 2012 г. № 932 "Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана";

) Постановление Правительства Российской Федерации от 22 ноября 2012 г. № 1211 "О ведении реестра недобросовестных поставщиков, предусмотренного федеральным законом "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц";

) Приказ Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации от 13.09.2013 № 537 "Об утверждении порядка согласования применения закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), возможности заключения (заключения) контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)".

Данные нормативно-правовые документы регламентируют закупочную деятельность, а также контролируют проведение тендеров и выполнение контрактных обязательств со стороны Заказчика и Поставщика.

2. Формирование основных задач и целей при осуществлении закупок

2.1 Основные задачи и цели закупочной деятельности

Стандартным определением общих целей функции закупочной деятельности является то, что компании должны получать товары и услуги в необходимом качестве и количестве. Также важными факторами является получение материальных ресурсов в согласованное время и в согласованном месте, от надежных поставщиков, своевременно отвечающих за свои обязательства, с высоким уровнем сервиса (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодным ценам.

Таким образом, можно выделить основные задачи и цели закупочной деятельности:

) Обеспечение непрерывного потока сырья, поставка товаров и предоставление услуги, необходимых для функционирования организации. Недостаток сырья и товаров может являться причиной остановки производственных процессов, а также больших накладных расходов из-за неспособности удовлетворять требования клиента.

) Сведение инвестиций, связанных с пополнением запасов, к минимуму. Создать склады и хранить крупные запасы продукции на них (тем самым обеспечивая непрерывный поток материальных ресурсов и готовых товаров).

) Поддержка и повышение качества. Производство продукции и предоставление услуг в соответствии с принятыми требованиями.

) Осуществление поиска поставщиков на основании их компетентности и надежности. Необходимо нахождение поставщиков в соответствии с их возможностями и развитие отношений с ними для качественной совместной деятельности.

) Приобретение, по возможности, многофункциональных товаров. Позволяет сокращать затраты на продукцию с менее развитым функционалом.

) Соблюдение принципа "цена-качество" во время закупки. Стараться ориентироваться на приобретение товаров и услуг по наименьшей общей стоимости, при это сохраняя должный уровень качества.

) Повышение конкурентоспособности. Для этого необходимо оптимизировать размеры затрат, внести корректировки в программу дистрибьюции, внедрять современные технологии.

) Налаживание эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями организации.

) Снижение административных расходов.

Для достижения данных целей в области управления закупочной деятельностью требуется выполнять различные стандартные операции, в связи с чем требуется рассмотрение наиболее характерных задач, способствующих рационализации системы закупок.

2.2 Рационализация закупочной логистики

Закупочная логистика в современном мире решает ряд важных задач, которые позволяют рационализировать закупочную деятельность в организациях. Она помогает определить предмет, структуру, объем и условия закупок, а также сделать грамотный выбор поставщика для дальнейшего сотрудничества.

Производственный отдел и инженерная служба компании совместно с отделом, занимающимся закупочной деятельность, определяет предмет закупок. Для этого необходимо определить потребности в материальных ресурсах, ознакомиться с их качественными и эксплуатационными характеристиками, параметрами спецификации, после чего отдел снабжения получает всю эту информацию.

Для выбора поставщика требуется глубокий анализ рынка продукции, которая интересует фирму, а также данные по существующим и потенциальным поставщикам с указанием их условий. Решение данного вопроса занимаются работники отдела снабжения, но итоговое решение по выбору поставщика может приниматься совместно с руководством.

Определение объема закупок совместно с другими отделами на основании данных о количестве товара на складе (при условии нахождения склада в ведении отдела снабжения). В том случае, если на складе данная продукция отсутствует (или недостаточное количество), то объем приобретаемой продукции согласовывается с финансовым отделом.

Решение по условиям закупок согласовывается отделом снабжения с поставщиками, которые предложили свои варианты. Данные условия характеризуются ценой, условиями оплаты и доставки, а также сроками.

3. Классификация закупочной деятельности и торгов

3.1 Классификация закупок

Для осуществления деления закупок по классам, методам и типам, вначале необходимо выделить классификационные группировки, образующие иерархические уровни, которые, в свою очередь, объединяются в классификационную систему. Благодаря разнообразию данных классификаций закупок в наши дни появляется возможность выбрать для организации наиболее подходящую, в соответствии с которой она будет в дальнейшем строить свою деятельность.

Во-первых, для классификации закупочной деятельности можно использовать три основные модели закупок: централизованную, децентрализованную и их комбинацию (таб. 1).

Таблица 1

Анализ моделей закупок

Модель закупкиОсновные характеристикиЦентрализованнаяОпределенное структурное подразделение (например, отдел, служба или департамент), собирает заявки от подразделений-потребителей продукции (заказчиков), в соответствии с которыми происходит полный процесс закупки (начиная с определения контрагентов и заканчивая поставками и контролем за выполнением действующих соглашений) ДецентрализованнаяКаждое из профильных подразделений компании (как правило, на уровне самостоятельных структурных подразделений) производит закупочную деятельность, не выходя за сферу своей компетенции. У отдела снабжения при этом остаются права для регулирования и координирования закупочной деятельности остальных подразделений, а также осуществление мониторинга рынкаКомбинированнаяЕсть возможность использовать перечисленные модели совместно друг с другом

Классификацию закупочной деятельность можно осуществить в соответствии с уровнем принятия управленческих решений, для каждого из которых необходимо наличие определенных управленческие навыки. Такие закупки делятся на международные (встречные), государственные, муниципальные, а также корпоративные (таб. 2).

Таблица 2

Анализ закупок в зависимости от уровня принятия управленческих решений

Тип закупкиОсновные характеристикиМеждународная (встречная) Торговые операции, в соответствии с которыми покупатель договаривается и заключает соглашения с продавцом об ответных продажах собственных товаров через определенное время. Благодаря таким закупкам достигается сбалансированность экспорта и импорта. Встречные закупки оплачиваются с помощью собственных средств, кредитов или в форме взаимозачета. ГосударственнаяТорговые операции, направленные на удовлетворение государственных нужд Российской Федерации, а также потребностей ее отдельных субъектов, которые необходимы для их полноценного функционирования. МуниципальнаяТорговые операции, связанные с муниципальными нуждами муниципальных образований (товары, работы, услуги). Помогают решать вопросы местного значения и осуществлять отдельные государственные полномочия. КорпоративнаяТорговые операции, связанные с корпоративными нуждами, которые способствуют обеспечению целевого и эффективного расходования денежных средств предприятий. Также помогают исключить экономически необоснованные затрат (рыночные цены на продукцию) и предотвратить возможные злоупотребления со стороны сотрудников, отвечающих за закупки.

Существует классификация, которая способствует оптимизации принятия решений, связанных со временем и объемом закупок.

Такие закупки по методу делятся на оптовые, регулярные, ежедневные (ежемесячные) по котировочным ведомостям, закупки по степени необходимости и с немедленной сдачей (таб. 3).

Таблица 3

Анализ закупок по времени и объему

Метод закупкиДостоинстваНедостаткиОптовая закупкаПростота в оформление документов, гарантированные поставки всего заказа, скидка при большом объеме приобретаемой партииПотребность в складских помещениях, замедляется оборачиваемость капиталаРегулярная закупкаУскорение оборачиваемости капитала благодаря оплате заказа в момент поступления; не требуются большие складские помещения; сокращаются затраты на документооборот (оформление заказа на всю партию поставки) Избыточный объем заказа; оплачивается весь заказЕжедневная (ежемесячная) закупка по котировочным ведомостямУскоряется оборачиваемость капитала; снижаются затраты на склад и хранение; своевременные поставкиРедко используемые и дорогостоящие товары не приобретаютсяЗакупка по мере необходимостиОтсутствуют гарантии на осуществление закупок определенного объема товаров; ускоряется оборачиваемость капитала; уровень документооборота минималенПриблизительное количество поставок (избыточное количество или дефицит товаров) Закупка товара с немедленной сдачейЗаказ осуществляется только в случае необходимостиУвеличиваются затраты, связанные с оформлением мелких заказов в большом количестве и от различных поставщиков

В соответствии с вышеописанными таблицами появляется классификация закупок для организаций, собирающихся приобретать IT-товары и услуги. В данном случае деление идет по типу и виду потребности, по способу пополнения заказа, по продолжительности и сложности закупок, по частоте покупки, по виду транспортировки, а также по денежной стоимости (таб. 4).

Таблица 4

Анализ закупок IT-товаров и услуг

Тип закупки IT-товаров и услугОсновные характеристикиПо типу потребностиВсе закупаемые товары могут являться энергоресурсами, сырьем, комплектующими, предметами для ремонта и содержания, изделиями для перепродажи, услугами и т.д. По виду потребностиОпределение предназначения товаров (будут использоваться внешними клиентами организации или для собственных нужд) По способу пополнения запасаБольшая часть запасов является повторными закупками, избыток которых не вызывает дисбаланс оборотных средств (при избытке разовой закупки вызывает) По продолжительности и сложности закупокВыделяют установившиеся, модифицированные (меняются поставщики или параметры закупаемых товаров) и новые закупки (появляются в результате потребностей новых внутрифирменных пользователей) По частоте покупкиЗакупки осуществляются однократно (реже) или многократно. Повторные закупки у одних поставщиков подразумевает получение скидокПо виду транспортировкиЗависит от вида транспортировки (товары, которые перевозятся коммерческим перевозчиком на дальнее расстояние, необходимо закупать гораздо большими партиями, чем которые перевозятся с помощью транспорта покупателя на короткое расстояние) По денежной стоимостиОсновной показатель - финансовые возможности компаний, приобретающих товары и услуги и степень необходимости в закупаемом товаре

Соответственно, представленные классификации способствуют развитию процессного подхода для организации закупочной деятельности (позволяют определить тип, вид и периодичность закупок) и позволяют принимать рациональные решения для повышения эффективности организации логистических процессов, что приводит к развитию отдельных теоретических положений закупочной логистики. Ключевой особенностью закупок IT-товаров и услуг организациями является их разнообразие и постоянная модернизация. В результате этого появляется необходимость в рассмотрении и классификации наиболее используемых современных товаров и услуг в области IT.

3.2 Классификация тендеров

В современном мире для качественной организации закупочной деятельности необходим грамотный выбор поставщиков, предоставляющих необходимую продукцию в кратчайшие сроки, по наилучшим ценам и соблюдающих контрактные обязательства в полном объеме. Для определения наиболее подходящих поставщиков проводятся тендеры.

Классификация тендеров осуществляется по различным признакам. Так, по целям проведения они подразделяются на тендеры на продажу и тендеры на закупку. В зависимости от процедуры проведения торгов, выделяют несколько видов тендеров, основными из которых являются конкурсы, двухэтапные/многоэтапные конкурсы, аукционы, запросы предложений и котировок, а также конкурентные переговоры (таб.5).

Таблица 5

Классификация тендеров по процедуре проведения

Вид тендераХарактеристикиКонкурсПроводится при технической сложности предмета договора и финансовой устойчивости исполнителя. Также происходит установка квалификационных и качественных критериев в соответствии с которыми осуществляется выбор участников конкурса, предложивших наилучшие условия исполнения договора (при этом цена предложения может не быть ключевым фактором). Двухэтапный конкурсПроводится в случае возникновения у заказчика трудностей в формировании четких требований. Первый этап - отбор соответствующего технического задания, второй - выбор участника, который будет его исполнять. АукционПроводится в том случае, когда единственный критерий - цена. Отличительная особенность - у участника есть возможность изменять свои предложения по цене в период проведения аукциона на основе анализа предложений своих конкурентов. Запрос котировокПроводится аналогичным по отношению к аукциону образом (единственный критерий отбора участников - цена), но на небольшие суммы. Данный способ удобен благодаря своей оперативности, при этом не учитывается подробная оценка предложений по остальным параметрам. Запрос предложенийПрименяется для анализа текущей ситуации на рынке в различных сферах и, аналогично запросу котировок, не регламентируется Гражданским кодексом. Также появляется возможность для оценки участников как по ценам, так и по квалификационной и технической составляющей, и в том случае, если условия не устраивают, отказаться от заключения договоров. Конкурентные предложенияЯвляется самым свободным из всех вышеперечисленных поскольку у организаторов появляется возможность выбрать наиболее подходящего среди участников.

Особенность тендеров заключается в том, что данная процедура направлена на заключение договоров с наиболее выгодными условиями для всех сторон при наличии свободной и прозрачной конкуренции - организаторы получают возможность приобретать необходимые товары или услуги по наиболее выгодным ценам, а поставщики участвуют в конкурентной борьбе на равных правах с остальными участниками.

По форме проведения торги делятся на открытые (возможно участие всех желающих) и закрытые (приглашение на участие получает ограниченное число участников в связи с государственной тайном, малым кругом участников или отсутствием больших трат на проведение), при выборе которых организатор тендера обязан опираться на действующее законодательство. Также существуют тендеры в электронной (на электронных торговых площадках, регулирующиеся законодательно и в локальных актах организатора) и бумажной формах.

Классификация тендеров осуществляется в зависимости от того, каким законом регулируется закупка (различные Федеральные законы и Гражданский кодекс Российской Федерации). Организаторы тендеров могут быть представлены государственными заказчиками и коммерческими структуры, а также собственниками или обладателями прав на имущество. Любые юридические или физические лица, которые способны исполнять свои обязательства в полном объеме, также могут являться участниками торгов (таб. 6). В качестве характеристик для сравнения принимались во внимание:

организатор тендера;

регулирующий закон;

способы и порядок проведения закупок;

свобода конкуренции;

основные требования к участникам;

порядок оценки заявок;

виды закупок в электронной форме, а также электронные площадки;

краткое описание данных тендеров.

Таблица 6

Сравнение государственных и коммерческих тендеров

Вид тендера / ПараметрыГосударственные тендерыКоммерческие тендерыЗакупки отдельными видами юридических лицОрганизаторГосударственные учреждения, органы государственной власти или корпорация РосатомКоммерческие структурыГосударственные корпорации и компании, субъекты естественных монополий, государственные и муниципальные унитарные предприятия, автономные учреждения, хозяйственные или дочерние обществаРегулирующий законФедеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (только конкурс и аукцион) Гражданский кодекс РФ и закон №135-ФЗ о защите конкуренции (только конкурс и аукцион) Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (только конкурс и аукцион) Способы закупокУстановлены законом, неизменныУстановлены заказчикомУстановлены положением заказчика, у всех разныеПорядок проведенияУстановлен законом, неизменныУстановлен заказчикомУстановлен положением заказчика, у всех разныеСвобода конкуренцииУчастник может предложить эквивалент требуемому товару (по общему правилу) Участник обязан предложить требуемый товарУчастник обязан предложить требуемый товар (с учетом антимонопольных ограничений) Требования к участникамЗакрытый перечень требованийУ каждого заказчика свой перечень требованийУ каждого заказчика свой перечень требованийПорядок оценки заявокУстановлен законодательноУстановлен заказчикомУстановлен положением и документацией заказчикаВиды закупок в электронной формеАукционЛюбой способ закупок, установленный заказчикомЛюбой способ закупок, прописанный в положении заказчикаЭлектронные площадкиПять утвержденных электронных площадокЛюбая электронная площадкаЛюбая электронная площадкаКраткое описаниеЕдиная схема проведения процедуры, наличие жесткой системы планирования и отчетности, а также ряда мер по обеспечению качества закупок. Позволяют расходовать денежные средства с большей экономиейСамостоятельная разработка положения заказчиком, небольшое количество конкурентов в связи с не освоенностью данного вида торгов, для участия в тендере претенденту необходимо изучение положения о закупках заказчика и документации, а затем организация подачи заявки

В целом, благодаря регулированию государственных и коммерческих тендеров появляется возможность для экономии, оптимизации целевого расходования денежных средств и развития здоровой конкуренции. Несмотря на это, в государственных тендерах присутствуют более мягкие условия для участников, и претенденты имеют выше шансы на участие в закупках. В то же время коммерческие тендеры и тендеры, которые регулирует закон № 223-ФЗ, предоставляют больше свободы организатору и участникам, но наличие сложностей отталкивает их, в связи с чем эффективная конкуренция не развивается.

Таким образом, существует большое количество классификаций торгов, причем каждый из них возникает в связи со спецификой потребностей рынка, тем самым имея собственные отличительные признаки в порядке проведения. На сегодняшний день увеличивает как число разновидностей тендеров, так и их общее количество, а также происходит возникновение новых областей для применения конкурентных процедур отбора.

4. Классификация закупаемых IT-товаров и услуг

4.1 Классификация IT-продуктов

Современный менеджмент подразумевает использование информационных технологий в различных сферах управленческой деятельности для планирования ресурсов, организации снабжения и сбыта, взаимодействия с клиентами и сотрудниками внутри компании и т.д.

Управление служит для обмена информацией как важнейшей составляющей производственного процесса между подразделениями компании и компанией с окружающей средой. В результате высокой значимости информации как ресурса появляются новые способы ее хранения, защиты и управления, для чего предприятия используют различные информационные технологии, упрощающие и ускоряющие работу с ней.

Следующие признаки позволяют составить классификацию современных IT-продуктов:

) Способ реализации - традиционные (ориентация на снижение трудоемкости пользователей) и современные (информационное обеспечение процессов управления в реальном времени) информационные технологии.

) Степень охвата информационными технологиями задач управления - электронная обработка данных и автоматизация функций управления (поддержка принятия решений, электронные офисы и экспертная поддержка).

) Класс реализуемых технологических операций - работа с текстовыми и табличными процессорами и графическими объектами, СУБД, а также гипертекстовыми и мультимедийными системами.

) Тип пользовательского интерфейса - информационные и вычислительные ресурсы с возможностью доступа к ним пользователя. К ним можно отнести пакетные (пользователь влияет на обработку информации во время автоматического режима), диалоговые (неограниченная возможность пользователя использовать информационные ресурсы, хранящиеся в системе в реальном масштабе времени) и сетевые информационные технологии (территориально распределенные информационные и вычислительные ресурсы доступны пользователю за счет развитых средств связи).

) Обслуживаемые предметные области - информационные технологии, используемые в бухгалтерском учете, при управлении финансовыми потоками и производственным процессом, а также отвечающими за документооборот и оперативное управление предприятием.

К ключевым IT-продуктам, используемых компаниями в наши дни, можно отнести программы, отвечающими за базы данных, хранение информации, электронную и аудио почту, табличные и текстовые процессоры, а также технические средства для создания аудио и видео конференций.

Также в результате активного развития сети Интернет появилась необходимость создавать корпоративные серверы для предоставления различной информации о компании, в связи с чем почти каждая компания имеет собственный веб-сервер. Такие серверы помогают создавать имидж предприятия и максимально разгрузить справочную службу, предоставляя необходимую информацию о компании, а также представляя предлагаемые ею товары, услуги и цены. Помимо прочего, веб-технологии помогают расширить перспективы, связанные с электронной коммерцией и обслуживанием клиентов через Интернет.

4.2 Классификация IT-услуг

В современном мире компании становятся все более зависимы от IT-услуг. Если раньше информационные технологии занимались лишь поддержкой бизнеса для эффективного решения определенных задач, и их сбои не приводили к серьезным потерям, то теперь информационные технологии полностью интегрированы в бизнес-процессы организаций, а прекращение предоставления услуг в области IT способно привести к прекращению функционирования бизнеса в целом. Для того, чтобы это избежать, необходима качественная и продуманная организация закупок IT-услуг.

Услуги в области IT можно классифицировать по видам деятельности в соответствии с методикой IDC (International Data Corporation) (таб.7).

Таблица 7

Классификация IT-услуг

Тип услугОписаниеУслуги по установке и поддержке оборудования (HW Deploy & Support) инсталляция, поддержка, конфигурация и модернизация разнообразных аппаратных систем, проведение тестов и подготовительных работ на площадкахУслуги по установке и поддержке программного обеспечения (Software Deploy & Support) установка и конфигурация ПО, включая услуги по поддержке программного продукта, доступу к вспомогательным ресурсам <#"center">5. Анализ проведения закупок (PMBOK, ITIL, ITSM, ISO 9000, ISO 20000, ISO 27000)

5.1 Стандарт ANSI PMI PMBOK. Управление закупками проекта

К управлению закупками проекта относятся процессы, в результате которых приобретаются необходимые продукты и услуги, производимые вне исполняющей организации, а организация может являться как покупателем, так и продавцом.

Процессы по управлению контрактами и изменениями, которые необходимы для создания и ведения контрактной базы, подготовленной при участии уполномоченных членов команды проекта, а также администрирование всех контрактных обязательств является важной составляющей управления закупками проекта.

Общая схема процессов управления закупками проекта включает в себя планирование и осуществление закупок, управление закупочной деятельностью, а также закрытие закупок с описанием входов, выходов, инструментов и методов реализации процессов (рис. 1).

Рис. 1. Общая схема процессов управления закупками проекта

Под планированием закупок подразумеваются процессы, связанные с документированием решений в области закупочной деятельности для проектов, формированием подходов и определением потенциальных поставщиков. Во время планирования закупочной деятельности устанавливаются потребности проектов и возможность удовлетворения их с помощью закупок необходимых товаров и услуг у сторонних по отношению к проектам компаний либо собственными силами.

Процесс получения ответов от поставщиков и выбор среди них подходящих, а также заключение контрактов представляют собой осуществление закупок. Во время данных процессов поставщики выходят на команду проекта со своими заявками или предложения, на основании которых команда, следуя заранее определенным критериям, старается сделать грамотный выбор для дальнейшего сотрудничества.

Под управлением закупочной деятельностью подразумеваются процессы, связанные с управлением отношений с поставщиками, контролем исполнения контрактных обязательств и, в случае необходимости, внесением изменений и корректировок. При этом и покупатель, и продавец должны соблюдать ранее оговоренные условия и следить за защищенностью их законных прав, с вязи с чем необходимо четкое осознание юридических последствий действий, которые предпринимаются во время администрирования закупок.

Процессы по завершению всех закупок проекта представляют собой закрытие закупок. Данные процессы являются вспомогательными для процессов завершения проекта так как включают в себя уведомление о том, что работа и полученные результаты оказались на приемлемом уровне.

5.2 Использование ITIL и ITSM

ITSM представляет собой подход, связанный с управлением и организацией IT-услуг, который направлен на удовлетворение потребностей бизнеса. Управление IT-услугами реализуют поставщики данных услуг, для чего они используют оптимальные сочетания между людьми, процессами и информационными технологиями. Серия документов ITIL <https://ru.wikipedia.org/wiki/ITIL> направлена на помощь в реализации подходов к управлению IT-услугами.

По сравнению с традиционным технологическим подходом, ITSM рекомендует сосредотачиваться на клиентах, их потребностях и услугах, которые получает пользователь с помощью информационных технологий, а не на самих технологиях. При этом IT-отдел отвечает за предоставление качественных услуг, а также за измерение и улучшение их качества благодаря процессной организации предоставления услуг и наличию заранее оговоренных параметров эффективности (KPI <https://ru.wikipedia.org/wiki/KPI>).

Системность является одним из ключевым моментов, связанных с изложением принципов ITSM. Каждый составной элемент ITSM в обязательном порядке взаимосвязан и скоординирован с другими элементами, для чего используется свод необходимых практических рекомендаций.используется для описания передового опыта, а также дает рекомендации по организации процессного подхода и управлению качеством предоставления услуг, при этом не представляя собой конкретный алгоритм или руководство к действию. Несмотря это, ITIL в первую очередь служит для практического использования. Каждый раздел библиотеки состоит из ключевых факторов успешного внедрения тех или иных процессов, при этом практическим рекомендациям уделено больше места, чем чисто теоретическим рассуждениям.

5.3 Стандарты серии ISO 9000

Стандарты серии ISO 9000 версии 2000 года связаны с управлением процессами, требующего тщательного анализа процедур построения процессов в организациях. Основная идея процессного подхода в данной серии стандартов заключается в том, что деятельность организации представляет собой взаимодействующие процессы, а управление деятельностью организации связано с управлением сетью процессов.

Под самим понятием "процесс" подразумевается набор со взаимосвязанными и взаимодействующими операциями, преобразующих в то, что поступает на входе в результате на выходе. Вход процесса является продукт, преобразующийся во время выполнения процессов в выход (может являться сырьем, материалом, документацией, информацией, персоналом, услугой и т.д.). Выход процесса представляет собой объект или услугу, которые получаются в результате выполнения процессов и их потребляют внешние по отношению к процессу клиенты. Благодаря вспомогательным процесса поставляются ресурсы, которые необходимы для проведения процессов.

В Международном Стандарте ISO 9000: 2005 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь" вносятся некоторые изменения по сравнению с предыдущими. В данном случае стоит отметить такие примечания, как:

) входом к процессу, как правило, является выход другого процесса;

) процесс на предприятии обычно планируется и осуществляется в управляемых условиях с целью добавить ценность;

)"специальный процесс" представляет собой процесс, в котором вызывает сложность или экономически неэффективно подтверждение соответствия конечной продукции.

В ISO 9001: 2008 "Системы менеджмента качества. Требования" отмечается важность для организации идентификации, внедрения, управления и постоянного повышения результативности процессов, необходимых для систем менеджмента качества, а также управление взаимодействиями данных процессов для достижения ключевых целей организации. Для того, чтобы эти принципы применялись успешно, руководству организации необходимо создать организационную систему, которая будет способна саморегулироваться, саморазвиваться и самосовершенствоваться. Также данный Международный Стандарт содержит программу по построению в организациях сетей процессов, включающую в себя этапы по управлению процессами. В них описывается то, как выявлять процессы, определять их последовательность и взаимосвязи, определять критерии и методы измерения результативности процессов, обеспечивать наличие ресурсов и информации, анализировать процессы, а также постоянно улучшать результативность процессов. Применение предложенной программы к бизнес-процессам в организации способствует значительному улучшению оперативной и управленческой деятельности благодаря повышению их гибкости и конкурентоспособности в современных рыночных условиях.

В ISO 9004: 2009 "Менеджмент для обеспечения устойчивого успеха организации. Подход к менеджменту качества" акцент делается на улучшение функционирования организации, направляя ее за пределы требований ISO 9001: 2008. Данный стандарт включает в себя ряд рекомендаций по повышению качества и эффективности процессов.

5.4 Стандарты серии ISO 20000

Международные Стандарты серии ISO 20000 являются основными стандартами в области управления IT-услугами (ITSM), представляют собой обобщение мирового опыта при организации управленческой деятельности в области IT-сервисов и могут использоваться в любых организациях вне зависимости от ее отрасли и размеров.

Данные Стандарты основываются на библиотеке лучших практиках в этой сфере (ITIL). ISO 20000 позволяет устанавливать требуемый уровень для оказания различных услуг и создавать методологии, с помощью которых достигаются поставленные задачи и требования. В стандарте выдвигается ряд требований к уровню ответственности руководства организации, отвечающих за предоставление сервисов IT, а также организация управления документацией, достаточная компетенция, полная осведомлённость и тщательная подготовка персонала. Он также помогает определять ключевые процессы и управлять ими при условии предоставления IT-услуг, которые в полном объеме отвечают требованиям потребителя и способствуют реализации бизнес-задач предприятия.

Стандарт включает в себя две части:

1) ISO 20000-1: 2005 "Information technology - Service management. Part 1: Specification" подробно описывает требования к системам менеджмента, отвечающим за информационные сервисы и ответственность, в области инициации, выполнения и качественной поддержки в организациях.

2) ISO 20000-2: 2005 "Information technology - Service management. Part 2: Code of Practice" состоит из практических рекомендаций по процессам и требования к ним, которые включены в первую часть стандарта. Представляет собой очень полезное руководство по отношению к организациям и аудиторам, собирающимся осуществить сертификацию.

Сервисная модель информационных технологий, которая разрабатывается и внедряется в работу предприятия с помощью системы управления IT-сервисами (СУИС), способствует обеспечению интегрированного подхода при обеспечении высокого качества и эффективности IT-сервисов. Использование СУИС приводит к повышению уровня капитализации организации и ее признанию во всем мире. По окончании внедрения СУИС организация готова провести сертификацию, п которой следуя стандарту ISO 20000 идет проверка политик руководителей компании и целей организаций, оценочных систем рисков сервисов в области IT, используемых процедур и полного соответствия требованиям стандарта.

6. Моделирование основных и вспомогательных бизнес-процессов в сфере закупки IT-оборудования и услуг

6.1 Методологии для моделирования и анализа бизнес-процессов

моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling);

описание потоков работ (Work Flow Modeling);

описание потоков данных (Data Flow Modeling).

Стандарт США IDEF0 является самой используемой методологией описания бизнес-процессов (в том числе на верхнем уровне), делая акцент на управление процессами, а также давая возможность отображать обратные связи различного типа в модели процессов (информацию, управление, движение материальных ресурсов).

Методология семейства IDEF дает возможность для эффективного отображения и анализа моделей деятельности широкого спектра сложных систем с разных ракурсов. При этом сам разработчик может определить широту и глубину обследования, не перегружая модель из-за лишних данных. В данный момент к семейству IDEF относится ряд основных стандартов (таб. 8).

Таблица 8

Стандарты семейства IDEF

СтандартОписаниеIDEF0 (методология функционального моделирования) помогает представить систему в виде набора взаимосвязанных функций (начальный этап) IDEF1 (методология моделирования информационных потоков внутри системы) отображение и анализ их структуры и взаимосвязей IDEF1X (методология построения реляционных структур) с помощью нее появляется возможность моделировать реляционные базы данных (тип методологии - "Сущность-взаимосвязь) IDEF2 (методология динамического моделирования развития систем) используется крайне редко из-за серьезных сложностей в анализе динамических системеIDEF3 (методология документирования процессов в системе) используется для описания сценариев и последовательностей операций для каждого из процессов и тесно связана с методологией IDEF0, поскольку каждую функцию можно представить, как отдельный процесс средствами IDEF3IDEF4 (методология построения объектно-ориентированных систем) отображение структуры объектов и заложенных принципов их взаимодействия для анализа и оптимизации сложных объектно-ориентированных системIDEF5 (методология исследования сложных систем) отображение ключевых процессов, происходящих в них

Система ARIS является комплексом средств, направленных на анализ и моделирование деятельности организации, и включает в себя различные методы моделирования для отражения разных взглядов на исследуемую систему. Благодаря универсальности данной модели, ее использование возможно специалистами с разными знаниями, а также организация функционирования систем с собственной спецификой.

Моделями в ARIS являются диаграммы, а их элементами - различные объекты (функции, подразделения, документы и т.д.), между которыми присутствуют разнообразные связи. Каждый объект характеризуется определенным набором атрибутов, позволяющим вводить дополнительную информацию о необходимом объекте. При этом каждый из аспектов деятельности предприятия необходимо сперва рассматривать отдельно, а после того, как детальная проработка проведена и задокументирована, строить интегрированную модель со связями между аспектами.может быть представлен четырьмя типами моделей с различными аспектами исследуемой системы:

) организационными - отображение структуры системы, иерархия, связей между организационными подразделениями, должностями и конкретными лица, а также территориальная привязка структурных подразделений;

) функциональными - в них содержится иерархия целей, которые стоят перед аппаратом управления, а также совокупность деревьев функций, которые необходимы для достижения целей;

) информационными - в них содержится структура информации, необходимая для реализации всех функций системы;

) моделями управления - представление комплексного взгляда на реализацию бизнес-процессов в системе.

Методологии описания потоков данных DFD служат для демонстрации преобразования каждым процессом своих входных данных в выходные, при этом отражая как информационные, так и материальные потоки данных. Основные компоненты диаграмм потоков могут быть представлены внешними сущностями, системами и подсистемами, процессами, а также накопителями и потоками данных.

Любой из процессов на DFD можно детализировать с помощью DFD или (если процесс является элементарным) спецификаций, представляющие собой описание алгоритмов задач, которые выполняются при помощи процессов. Язык спецификации может быть от структурированным естественным языком. Псевдокодом или даже визуальным языком моделирования.

Соответственно, организации, решившие оптимизировать свои бизнес-процессы, могут выбрать необходимую методологию из стандартных методологий, простейших блок-схем или разработать собственные формы описания. Возможности и недостатки методологии, а также цели, для которых будут использоваться создаваемые модели бизнес-процессов, являются ключевыми параметрами при выборе той или иной методологии. Стандартные блок-схемы, основанные на идеологии нотации IDEF3, но содержащие несколько дополнительных специальных графических объектов (исполнители получают более наглядные и понятные блок-схемы процессов), помогают представлять бизнес-процессы организации.

6.2 Применение процессного подхода для организации закупочной деятельности

Выделение и описание бизнес-процессов представляет собой сложную и длительную работу, требующую участия всего персонала компании. Такую деятельности разделить на несколько этапов:

создавать и структурировать системы управления, основываясь на процессах (выделять и организовывать слаженное функционирование систем контроля, обеспечивающих качественную работу всей системы, а также разрабатывать и проводить мероприятия по их улучшению);

обеспечивать систематическое руководство, способствующее эффективному функционированию системы (управлять системой, наиболее полно используя все ее элементы и возможности);

оценивать эффективность систем управления, учитывая реализацию всех стоящих перед ней задач.

Под комплексной системой управления процессами подразумевается согласованная рабочая структура, действующая в организации. Она характеризуется эффективными технические и управленческими решениями, которые обеспечивают самые лучшие и практичные способы связи между людьми, машиной и информацией для того, чтобы удовлетворить требования потребителей и сэкономить расходы. Благодаря процессному подходу к управлению цепью поставок открываются новые взгляды на управление закупочной деятельностью в организации, где она является неотъемлемой частью интегрированной цепи поставок, а ее улучшение напрямую сказывается на успехах предприятия в целом.

Другие подразделения компании взаимодействуют с отделом закупок на управленческом уровне, занимаясь решением функциональных, операционных и стратегических задач. Отдел закупок при участии в управленческой деятельностью в цепях поставок в рамках процессного подхода может:

планировать, координировать и контролировать движение материальных и сопутствующих потоков в цепях поставок;

управлять запасами и прогнозировать объемы закупок следуя потребностям участников цепи;

искать наилучшие процедуры, связанные с заказами, транспортировкой, хранением и дистрибьюцией продукции;

взаимодействовать с поставщиками: отбирать, налаживать эффективные взаимоотношения, искать взаимовыгодные условия, организовывать грамотную разработку планов по контролю качества продукции;

взаимодействовать с потребителями, чтобы определить оптимальное качество, количество и сроки поставок;

предоставлять информацию руководству других подразделений, связанную с наличием/отсутствием продукции, сроками производства и доставки, а также особенностями хранения и транспортировки;

участвовать во встречах с руководством для решения стратегических вопросов и для синхронизации процессов с другими подразделениями.

Таким образом, под процессным подходом в области закупочной деятельности подразумевается подход, направленный на эффективное управление цепями поставок, когда они исследуются и проектируются как последовательность потоков и процессов. Организация в данном случае является системой взаимосвязанных бизнес-процессов, с помощью которых достигаются стратегические, тактические или оперативные целей бизнеса.

Используя проектирование, моделирование и последующий контроль бизнес-процессов закупочной деятельности, у компании появляется возможность более точно реагировать на изменения внешних и внутренних окружающих сред, а благодаря совершенствованию процессов улучшается функционирование других подразделений, добавляется ценность конечного продукта и реализуется корпоративная стратегия фирмы. Для качественной деятельности организации синхронизируются бизнес-процессы разных отделов, согласуются входы и выходы процессов, а также оптимизируется каждый процесс закупочной деятельности.

6.3 Выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов проведения закупок IT-оборудования и услуг

Грамотная организация закупочной деятельности невозможна без создания системы бизнес-процессов, отвечающих за ее функционирование. Соответственно, для проектирования организационной структуры службы закупок, необходимо вначале выделить основные и вспомогательные бизнес-процессы в сфере закупки IT - оборудования и услуг (рис. 2).

Рисунок 2. Система бизнес-процессов закупки IT-оборудования и услуг

Рассмотрим каждый из бизнес-процессов закупочной деятельности более подробно:

. Определение потребности в материале состоит из следующих этапов:

.1 Определение потребности в материале - заключается в определении базовых характеристик необходимого материала и его количестве, а также сроках поставок с целью передачи информации в отдел закупок как заявки на материал.

.2 Подготовка заявки на материал - процессы по созданию заявки на приобретение необходимой продукции, составленной соответствующим функциональным подразделением. В данных заявках содержится информация о базовых характеристиках необходимых товаров, возможных от них отступлений (идентификатор материала или группы материалов), требуемом количестве и сроках поставок. Вид заявки на материал, определяющий предназначение материалов, отображается в отдельных пунктах. Они могут быть обычной консигнацией, производством, поставкой третьему лицу, а также перемещением запасов.

.3 Оформление заявки на материал - указание идентификатора требуемых материалов, их краткое описание и количество, а также информация по срокам поставки. Установление сроков поставок с минимальным опережением с учетом возможностей поставщиков и потребностей организации в материалах лежит на

Copyright © 2018 WorldReferat.ru All rights reserved.