Готовые Домашние Задания

Рефераты по теме Полиграфия

Реферат Организация документов в учреждении

Скачать реферат↓ [1.54 MB]



Текст реферата Организация документов в учреждении

ПЛАН.
1. Движение документов.
2. Контроль документов.
3. Технологический процесс.
Литература.
1. Движение документов .
Делопроизводство в управлении составляет полный цикл обработки и
движения документов в учреждении с момента их создания (или получения)
до завершения исполнения и отправки. При этом объем документооборота
исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов,
как правило, за год:
входящий документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ, созданный в данном учреждении и отправленный
адресату;
внутренний документ, созданный данным учреждением и предназначенный
для его собственных потребностей.
Работа с этими документами осуществляется в учреждении по следующей
технологии.
Входящие документы в каждом учреждении оформляются централизованно в
экспедиции, где осуществляется их первоначальная обработка, а именно:
фиксируется факт поступления, правильность и целостность вложений,
осуществляются штемпелевание и сортировка. Все поступившие в
учреждение конверты вскрываются, за исключением личных писем и почты
общественных организаций. В соответствии с перечнями регистрируемых и
нерегистрируемых документов они проходят сортировку, при этом
направляются по назначению нерегистрируемые документы, а также
документы, направленные в адрес общественных организаций, и личные
письма. Все регистрируемые документы должны быть зарегистрированы и
пер еданы на исполнение (рис. 1).
Документы на имя руководства учреждения передаются в канцелярию, а в
адрес структурных подразделений — непосредственно в структурные
подразделения, где производится предварительное рассмотрение
документов. При этом специально уполномоченный компетентный работник
(референт, помощник) устанавливает, подлежат ли поступившие документы
обязательной передаче руководству или же непосредственному
исполнителю.
Остальные документы передаются руководителям структурных
подразделений или непосредственным исполнителям в соответствии с их
функциями и компетенцией. В экстренных случаях исполнителям могут быть
Переданы документы, подлежащие рассмотрению руководством, с
последующим докладом о них руководителю учреждения; Как правило, вся
корреспонденция должна передаваться на рассмотрение в день
поступления.
Документы после предварительного рассмотрения регистрируются. Можно
регистрировать документы после рассмотрения должностными лицами. При
этом одновременно с заполнением регистрационной карточки туда
переносится и резолюция должностного лица, а также проставляется
индекс подразделенияисполнителя.
Движение исходящих документов реализуется в следующем порядке:
подготовка проекта документа и его изготовле
ние; согласование и
визирование документа; подписание; регистрация; отправка (рис. 2).
Для ускорения согласования и визирования документа он может быть
размножен оперативными средствами и передан заинтересованным лицам.
Исполнитель обязан проверить правильность составления и оформления
документа, наличие виз и приложений.