Готовые Домашние Задания

Рефераты по теме Делопроизводство

Реферат Системы управления документами

Скачать реферат↓ [19.77 KB]



Текст реферата Системы управления документами

СОДЕРЖАНИЕ
1. ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых
странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно
являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В
офисе производственного предприятия технология работы с документами
может быть неразрывно связана с технологией его основной
производственной деятельности. Она предполагает не только единые
правила документирования оформления документов, но и единый порядок
организации движения документов (документооборота). В соответствии с
нормативными требованиями документооборот организации охватывает
движение документов с момента их получения или создания до завершения
исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение
регистрационноконтрольных форм в виде журналов и картотек. При этом
регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов
документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема
традиционной технологии управления документооборотом практическая
невозможность централизованно отслеживать движение документов
организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных
трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в
каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение
соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии
управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что,
как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать,
над какими документами работает учреждение, какова история и текущее
состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструментами
работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих
местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть
охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в
структурных подразделениях организации, то появляется возможность
использовать сеть для перемещения документов и централизованно
отслеживать ход делопроизводственного процесса вплоть до работы
исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако, сегодня
происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение
закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые
объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную
технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше
использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с
последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Главный пункт этой проблемы заключён в процессе перехода к
электронному документообороту, который в условиях нашей страны
сопряжён со многими трудностями. Постараемся вкратце их
охарактеризовать.
2. ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно:
консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и
переобучаться, боязнь прозрачности